Distriknews.co, TENGGARONG – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kutai Kartanegara menyoroti minimnya kesadaran Organisasi Perangkat Daerah (OPD) terkait pemusnahan arsip. Dari total 59 OPD, hanya lima yang telah melakukan langkah ini sesuai ketentuan.
Kabid Perlindungan dan Penyelamatan Arsip, Varia Fadilah, menegaskan pentingnya pemusnahan arsip untuk mencegah penumpukan dokumen yang sudah tidak relevan.
“Proses ini sangat penting agar dokumen usang tidak menghambat kelancaran administrasi. Arsip bukan hanya soal penyimpanan, tapi juga penyusutan dokumen yang tidak lagi bernilai guna,” ucap Varia, Sabtu (16/11/2024).
Ia menambahkan, bawah Bappeda Kukar menjadi salah satu OPD yang berhasil menerapkan pemusnahan arsip dengan baik, hingga meraih predikat A dalam penilaian kearsipan.
“Bappeda Kukar telah membuktikan bahwa tertib kearsipan bisa dicapai jika dikelola dengan keseriusan,” ungkapnya.
Untuk meningkatkan pemahaman OPD, Diarpus menyelenggarakan pelatihan dan magang kearsipan bagi pegawai dari berbagai kecamatan. Namun, tantangan utama masih berupa kurangnya tenaga arsiparis dan persepsi bahwa pengelolaan arsip bukan prioritas.
Pemusnahan arsip dapat dilakukan melalui tiga metode: penghancuran menggunakan mesin, penyimpanan di record center OPD, atau pengiriman ke gudang arsip Diarpus. Arsip seperti surat undangan atau SPL berusia lebih dari 10 tahun bisa dihancurkan, dengan limbahnya disalurkan ke Bank Sampah DLHK.
Pihaknya mendorong OPD lain segera memulai langkah ini untuk menciptakan pengelolaan arsip yang efisien dan mendukung tata kelola pemerintahan yang baik.
“Kami berkomitmen terus mendorong OPD agar lebih peduli dan aktif dalam pengelolaan arsip, karena ini menjadi indikator penting tata kelola administrasi yang profesional,” pungkasnya.
Penulis : Bayu
