Distriknews.co, KUTAI KARTANEGARA – Pengelolaan administrasi desa di Kabupaten Kutai Kartanegara (Kukar) mulai diarahkan pada pemanfaatan sistem digital melalui aplikasi Sistem Informasi Data Desa (SIDESA). Sistem tersebut digunakan sebagai sarana penyimpanan data dan arsip desa, termasuk dokumen yang berkaitan dengan kerja sama.
Kepala Bidang Kerja Sama Desa Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa (DPMD) Kukar, Dedy Suryanto, menjelaskan bahwa pengarsipan merupakan bagian penting dalam pengelolaan kerja sama desa. Dokumen perlu disimpan secara tertib agar dapat ditelusuri kembali ketika diperlukan.
“Selain memperkuat administrasi, pengelolaan dokumen kerja sama juga mulai diarahkan ke sistem digital,” ujar Dedy.
Ia menyebutkan, desa diwajibkan memanfaatkan SIDESA sebagai sarana penyimpanan data dan arsip. Melalui sistem tersebut, berbagai dokumen dapat dimasukkan ke dalam basis data untuk memudahkan penyimpanan dan penelusuran kembali.
“Saat ini, desa diwajibkan memanfaatkan aplikasi Sistem Informasi Data Desa (SIDESA) sebagai sarana penyimpanan data dan arsip desa,” jelasnya.
Dedy mengatakan, dokumen yang disimpan mencakup berbagai data desa, termasuk informasi mengenai Badan Usaha Milik Desa (BUMDes), nota kesepahaman atau MoU, serta perjanjian kerja sama. Pengarsipan tersebut diharapkan membantu pemerintah desa mengelola administrasi secara lebih tertata.
Keberadaan arsip digital dapat memudahkan pencarian dokumen ketika pemerintah desa perlu memeriksa kembali isi kesepakatan. Informasi yang tersimpan juga dapat digunakan untuk memantau perkembangan pelaksanaan kerja sama maupun mengevaluasi kewajiban yang telah dipenuhi oleh para pihak.
Meski demikian, pengelolaan dokumen digital tetap membutuhkan ketelitian. Data yang dimasukkan harus sesuai dengan dokumen yang dimiliki desa agar tidak terjadi perbedaan informasi antara arsip elektronik dan dokumen aslinya.
Dokumen kerja sama juga perlu diperbarui apabila terdapat perubahan yang disepakati oleh para pihak. Dengan demikian, informasi yang tersimpan dapat menggambarkan kondisi administrasi yang relevan dan membantu proses pemantauan.
Dedy menjelaskan, pengembangan aplikasi SIDESA masih berlangsung. Karena itu, pengembangan sistem diharapkan dapat semakin mendukung kebutuhan administrasi desa, termasuk dalam penataan dokumen kerja sama.
Selain memanfaatkan aplikasi, pemerintah desa tetap perlu memastikan dokumen disusun sesuai ketentuan. Pengarsipan digital tidak menggantikan kewajiban untuk membuat perjanjian secara resmi, melainkan membantu penyimpanan dan pengelolaan dokumen yang telah disiapkan.
Dokumen MoU dan perjanjian kerja sama, misalnya, tetap perlu memuat hak dan kewajiban para pihak secara jelas. Kelengkapan tersebut penting agar arsip yang disimpan tidak hanya tersedia secara administratif, tetapi juga merekam kesepakatan yang menjadi dasar pelaksanaan kerja sama.
Dengan pengelolaan data yang lebih tertata, SIDESA diharapkan mendukung kemudahan penelusuran arsip dan administrasi desa. Penerapan sistem tersebut menjadi bagian dari upaya memperkuat tata kelola data desa, termasuk dalam mendukung pengawasan serta evaluasi kerja sama. (Adv)
Reporter: Muhammad Zailany | Penyunting: Jauhari Fadli
